我的 Evernote 工作法: 訂定每日工作目標

為何要設定工作目標

自從慢慢脫離寫程式開發的工作後, 不同類型的工作內容越來越多, 時常被中斷。 可能有同事會來問一些問題、電話突然响, 或是收到什麽訊息, 可能是從 Slack、Line、微信、FB Messenger 等等通訊軟體, 這些東西都會中斷手邊的工作, 常常一回神已經不知道自己要幹嘛了。

特別是現在又有 Twitter, FB 等社群網站, 但是為了減少這類社交網站的影響, 早在幾年前就已經把手機上的通知都關閉, 所以手機上永遠不會跳出任何社群網站的通知, 不然注意力實在是太容易分散了。

不知道有沒有人跟我一樣, 常常想說待會要做什麼, 可是下一秒卻又完全想不起來?

所以我為了解決上面這些問題, 像是事情被中斷、或是健忘的症頭, 幾年前便開始使用 Evernote 來建立每日工作目標, 像是文章一開頭的截圖畫面一樣, 我建立了一個叫做「工作目標」的記事本, 然後每天記錄一則。

上班前先排定目標

我每天早上上班前, 都會先看過一輪 email, 像是看一下最近有哪些 github 信件, 可能是程式上的討論, 或是 commit, PR 等等, 來讓我持續了解技術開發的狀況, 再來就是看看 inbox 有哪些事情需要我處理。

接著, 思考最近我們團隊近期在做什麽事, 未來該做什麽事, 我最近在做什麽事, 還有什麽事情該做, 我該找誰聊聊, 該請誰做什麽事, 或是得確認什麽事情。

最後我會把今天該做, 或是想要做的事情, 在 Evernote 開一個新的記事, 就像截圖那樣, 一件事寫一行, 每一行前面都放一個 checkbox, 這樣做完一件事後, 就可以把他打勾, 這樣我就可以知道哪些事情還沒做, 或是還沒確認。

這樣就可以多少避免被中斷後, 接下來不知道要做什麼的困擾, 只需要記得看今天的工作目標即可快速抓住目標

優先順序

大家應該都聽過 80/20 法則吧? 在排完一天的工作目標之後, 我會開始調整工作目標的優先順序, 排定一下哪些事情比較重要, 或是比較有價值, 最後依照排序後的項目依序開始處理。

重要的事情排前面

不過 … 其實也不完全是這樣, 因為有一些事情得請同事處理, 所以最好是一到公司就先交代同事, 交代完之後才開始做自己的事, 這樣才能讓多件事一起並行, 所以如果是跟其他人有關連的事, 也不能完全按照事情的效益來排定, 多少得衡量一下。

為何用 Evernote

其實想過用 todo 或是待辦事項軟體來做這件事, 做完就打勾, 但是身為知識工作者、程式開發人員, 時常都需要預先規劃、發想, 所以需要更多一點的思考紀錄, 甚至放圖片等等。

例如: 像是要如何安排網站大改版的時候的上線計畫, 是不是要做 migration, 哪個步驟先做, 哪個步驟後做, 有時候得排定很多個步驟依序執行, 得先寫下來, 方便後續再檢視, 或是在腦中演練一遍。

這時候 Evernote 就很適合做這件事

在排完工作目標後, 一些目標需要發想或是規劃時, 這時候我就會直接在當天的工作目標下方做規劃跟紀錄。

例如: 像是當天撈一些報表資料, 跑了一些 SQL 就也可以記錄下來, 因為之後哪天也許會用到也不一定, 更何況 Evernote 還支援 code block 呢!

另外, Evernote 本身就是一個很好的參考工具, 例如收到一封需要處理的 Email, 裡面包了一些需要參考的資訊, 這時候我就會先把這封 Email 轉寄進 Evernote。

或是找到適合解決手上問題的網頁資訊, 就直接透過 Evernote 的 Web Clipper 把文件收進 Evernote, 這時候就可以直接複製記事連結, 然後貼進工作目標的項目直接留做參考, 也可以直接打開參考的記事連結內容。

不只是 todo, 把相關資料, 圖片、excel, 也都丟進來, 不用再翻來翻去

後續參考

這樣用 Evernote 每天記錄工作目標、以及完成事項的好處就是 … 可以很方便的回顧昨天、前天哪些事情還沒做完, 今天可以繼續做, 或是很容易整理最近了哪些事情, 方便回報。

像是看哪一天做了什麽事情, 很快就可以找到並幫助回想, 或是看到當天的規劃或是紀錄了哪些東西, 而且用 Evernote 也很容易搜尋。

又或者是評估一下自己怎麼花那麼多時間還沒把問題解決 XD

所以後續會整理成像是下圖這樣, 像是第一點, 後續同事把報價單給我, 我就會放進 Evernote, 然後複製記事連結到目標下面, 之後還有問題就可以快速打開檔案。

甚至是最下方的是一個 excel 檔案, 我請同事給我, 所以也把它放進來, 這樣我就不用到處翻找, 日後也可以清楚知道當初處理的是哪一份資料。

心得

說真的, 從開發人員變成管理職, 最麻煩的事情就是處理的事情慢慢的從一個比較可以長期專注的工作時間, 開始轉變為零碎、片段的事務處理。 會中斷你的事情越來越多, 但是又要快速地進入狀況, 否則想著「接下來要做什麼事」的空擋, 時間很容易就浪費掉了。

所以為了要成為一個 10X 的雜事處理人員, 目前這是我用來避免因為 context switch 浪費掉太多空擋時間的方式。

當然從本篇的截圖可以看出來, 其實我有時候會沒寫, 因為當天可能都充滿了會議, 一開就是一整天, 又或者是有時候我還是會偷懶一下 (噓) XD

以上就是我這幾年的工作法啦, 訂定每日目標! 目標可是非常的重要的! 不知道有沒有大大也可以分享其他技巧呢?

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