用 Time boxing 做時間管理

在 2016 年我寫過一篇「我的 Evernote 工作法: 訂定每日工作目標」，當時分別被 數位時代 還有 IThome 邀稿，所以文章也分別有上他們的網站，備感榮幸 :D

我的 Evernote 工作法: 訂定每日工作目標

我每天上班前都使用 Evernote 來預先規劃我的工作目標 為何要設定工作目標 自從慢慢脫離寫程式開發的工作後, 不同類型的工作內容越來越多, 時常被中斷。 可能有同事會來問一些問題、電話突然响, 或是收到什麽訊息, 可能是從 Slack、Line、微信、FB Messenger 等等通訊軟體, 這些東西都會中斷手邊的工作, 常常一回神已經不知道自己要幹嘛了。 特別是現在又有 Twitter, FB 等社群網站, 但是為了減少這類社交網站的影響, 早在幾年前就已經把手機上的通知都關閉, 所以手機上永遠不會跳出任何社群網站的通知, 不然注意力實在是太容易分散了。 不知道有沒有人跟我一樣, 常常想說待會要做什麼, 可是下一秒卻又完全想不起來? 所以我為了解決上面這些問題, 像是事情被中斷、或是健忘的症頭, 幾年前便開始使用 Evernote 來建立每日工作目標, 像是文章一開頭的截圖畫面一樣, 我建立了一個叫做「工作目標」的記事本, 然後每天記錄一則。 上班前先排定目標 我每天早上上班前, 都會先看過

小海嚴寫tzangms

當初會生出這樣的工作方式主要是因為從開發人員變成管理職，變得幾乎沒有深度工作的時間，處理的事情從一個比較可以長期專注的工作時間，開始轉變為零碎、片段的事務處理，所以打算工作前就預先安排每天的工作事項。

再來就是，會中斷我的事情越來越多，像是老闆的訊息、群組的訊息，同事的問題，過去被中斷後很容易忘記原本在做什麼事，會開始上網東逛西逛，回不到原本的工作狀態。光是想「接下來要做什麼事？」的時間，很容易就浪費掉了。

透過的每日工作目標，我只要回頭看一下記事軟體，我就可以可以馬上知道自己原本在做什麼，或是接下來可以做什麼，可以快速定位，解決了我一直被中斷的問題，也讓我養成了每天一早就安排每日工作目標的習慣。

而當時還沒有 Time boxing 的概念，現在回想起來的確有許多不足的地方。

什麼是 Time Boxing

Time Boxing 是一種時間管理方法，這種方法的核心在於將工作時間劃分為固定的短時間段，並在這些時間段內專注於特定的任務。而 Time Boxing 的基本原則如下:

1. 固定時間段：將一天的時間切分為多個短時間段，例如5分鐘、10分鐘或30分鐘。在每個時間段內，專注於一項特定的任務。
2. 任務優先級：根據任務的重要性和緊迫性來安排時間，而不是單純依賴時間順序。這樣可以靈活調整任務的執行順序，確保最重要的任務優先完成。
3. 時間不變，範圍可調：在設定的時間內，如果未能完成預定任務，應適當縮減任務內容，而不是延長時間。這樣可以避免拖延，保持專注於核心任務。
4. 回顧與調整：在完成每個時間段後，檢視實際所花時間與預估時間的差異，並根據這些數據調整未來的計劃

這樣做的優點是

1. 提高專注力：通過限制每個任務的時間，能夠減少分心，提升工作效率。
2. 防止拖延：固定的時間限制促使人們在規定時間內完成任務，從而減少拖延行為。
3. 靈活性：可以根據任務的優先級隨時調整計劃，適應變化的需求。
4. 適用於團隊合作：在團隊中使用時間拳擊法可以增進成員之間的協作，確保每個人都清楚任務的進度和時間安排

主要的概念跟優點大概就像是上面提到的，所以我後來換了一個支援了 Time boxing 概念的記事軟體 NotePlan。

更換記事軟體

主要也是因為多年後 Evernote 變得越來越難用，我就開始搜尋替代品，大約在 2022 年我開始改用 NotePlan 這個軟體，複製了我原本在 Evernote 的用法過來，但因為 NotePlan 的功能內建了 Time Boxing 的功能，所以我原本的工作目標用法更加的進階了。

除了複製原本在 Evernote 的作法之外，我開始利用內建的功能，為每個工作目標加上時間，大家可以參考下圖，NotePlan 可以把當天的工作透過行事曆的方式顯示出來，讓你清楚的知道，能用的時間就是這麼多。

• 中間下方的 Todo 是工作目標，但我在前方標註了時間區間
• 右邊下方的綠色方框就是加註時間後，多個目標時間區塊的視覺呈現

比起原本的 Evernote，這樣子的呈現我可以更快的知道現在在那個時間點，更清楚的知道我原本該做什麼，也知道現在這個任務還剩下多少時間，被打斷後可以更快的回到原本的狀態。

更清楚時間的安排

而在安排每日工作目標的時候，也比以往更加清楚可以安排多少工作，因為現在都要預先評估每項工作需要花多少時間。了解到實際可以用的時間有多少後，才能夠合理的安排當天的工作內容。不像以前就是一直排，還覺得自己生產力很高，根本不知道時間是不是足夠，反而因此遺漏了今天必須完成的工作。

而且我們常常會錯誤預估了我們執行某項工作所需要的時間，常常會超出我們的預期，透過這樣每天安排並預估工作的方式，可以慢慢的清楚自己會需要多少時間，在未來做出更合理的預估跟時間安排。

積極的工作安排

現在自己一個人工作之後，其實更加的需要管理自己的時間，也更加的需要安排工作優先順序，讓需要比較多腦力的工作在自己一天內狀態最好的時段完成，所以更加需要積極的工作安排。

特別是在讀完 Deep Work 深度工作力這本書之後之後我學到了:

早上優先進行深度工作
安排寫作，以及產品開發的工作，把精神最好、最容易專注的時間留給深度工作，而電子郵件改到下午或是晚上這些容易被打擾、打斷的時段進行閱讀。

主動安排今日行程把上一點的深度工作優先安排進行事曆

有興趣的人可以看看我在小海報 26 寫的深度工作力的閱讀心得

小海報 ▪️ 26

Deep Work: 在沒有干擾的狀態下，專注於一項具有挑戰性的任務的能力

小海報海總理

更換為 Obsidian

不過離職後我就拋棄了 NotePlan 了，因為卸下了總經理的工作之後，原本老闆會隨時發訊息，主管們可能會隨時找我問問題，離職之後就沒有人會找我了，而且我也沒有工作需要做了，所以我直接放掉 NotePlan 了 (笑

一直到今年我因緣際會重新開始用 Obsidian，後來發現原來只要裝個 Day Planner 這個外掛後， Obsidian 也可以輕鬆達成類似的功能，透過下圖可以看到，其實算是類似的呈現方式。

至於為什麼最後換 Obsidian，我覺得他更加的像記事軟體，而不是工作用的工作管理軟體。